As-tu déjà ressenti un désintérêt profond à la vue d’une invitation à une prochaine réunion dans ta boîte mail?

Tu te dis probablement, encore une réunion qui rime avec une perte de temps dans monplanning de travail déjà bien chargé. Une réunion où tu vas encore une fois te sentir inutile et spectateur d’un long monologue saupoudré d’un lit de slide sur un Power point interminable…

Et c’est à ce moment que la question fatidique te vient à l’esprit; quel est le but et en quoi cette réunion sera profitable pour moi? 

Pas de panique, avec la Hiveteam nous allons te donner quelques conseils pour appréhender sereinement ces réunions en tant que participants et surtout à mieux les organiser! 

La Hive To Do List

 #1 Quand quantité ne rime pas avec qualité

L’idée n’est évidemment pas de jeter aux oubliettes nos bonnes traditions de réunions hebdomadaires, en effet, outre le temps qui peut sembler long, ces moments d’échanges sont très importants pour la cohésion de travail entre collaborateurs.

C’est un moment propice au debrief des objectifs atteins ou pas, et le brief des projets à venir.

Toutefois, pour maintenir la concentration de nos collaborateurs, il est préférable d’organiser sa réunion en amont afin de la rendre plus synthétique sans en négliger pour autant sa qualité.

On estime qu’une réunion efficace dure environ 30 min, selon le site américain Fuze spécialisé dans l’organisation des réunions à distance.

 #2 Quand la méthode TOPP entre en action!

Faire des réunions plus courtes c’est bien, mais les rendre plus efficaces et productives c’est encore mieux! 

L’un de nos Hiveconseils pour éviter une ambiance soporifique et monotone à ces échanges est d’impliquer directement les collaborateurs, les rendre véritablement acteurs et plus seulement des consommateurs passifs aux réunions! 

La méthode TOPP est une méthode efficace pour organiser en avance et permettre à chacun des participants de se sentir utiles.

T: Thème, identifier de manière claire et ciblée le ou les sujets de la réunion

O: Objectif, établir les différents objectifs à atteindre à l’issu de ces échanges

P: Participants, expliquer l’intérêt de la présence de chacun des participants, en quoi sont-ils absolument utiles et nécessaires 

P: Plan, planifier de manière précise les points à évoquer afin de répondre à la problématique et atteindre l’ensemble des objectifs qui nous conduissent à cette réunion

#3 Quand la réunion devient un booster de créativité 

Plus haut, nous parlions de l’intérêt à accorder à chacun des participants, avec la Hiveteam, nous avons pensé à accorder à chacun d’entre eux une tâche à remplir. 

Oui oui,tu as bien entendu, tu n’auras plus d’excuse de distraction, tu peux oublier les discrètes stories Instagram ou la lecture et réponses à tes mails en attendant que cette in…ter…mi…na…ble réunion s’achève. 

Tu deviendras un véritable acteur à part entière, en fonction de tes missions et du poste que tu occupes évidemment.

Tu peux t’inspirer de cette Hive To Do List pour créer ta propre To Do List ; les points et nouvelles idées que tu souhaites apporter, être la personne chargée de noter le compte rendu, celui qui surveille le respect du temps et du plan prévu.

Ou encore être le Comunity Manager infiltré en proposant du contenu inédit pour les réseaux sociaux,des funfacts,les backstages de l’entreprise,tout en veillant à respecter évidemment la discrétion et la confidentialité de ces réunions.

Si tu ne veux plus subir ou faire subir les réunions, tu sais ce qu’il te reste à faire !

La Hiveteam te lance ce super défit,coche ces trois cases de notre Hive List et identifie nous sur les réseaux !

Hiveteamment,

La Hiveteam.

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